Kurz und ohne Umschweife: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können — auch der kleinste. Das Versenden im strukturierten Format wird gestaffelt zur Pflicht: ab 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle anderen im Geschäft mit anderen Unternehmen. Rechnungen unter 250 Euro und Rechnungen an Privatkunden bleiben außen vor.

Das klingt nach mehr, als es ist. Aber zwei Dinge sollte man nicht verwechseln — daran scheitern gerade die meisten.

Eine E-Rechnung ist kein PDF

Das ist der Punkt, an dem die meisten danebenliegen: Eine Rechnung als PDF per Mail zu schicken, ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den die Buchhaltung der Gegenseite automatisch einlesen kann — auch wenn für den Menschen weiterhin etwas Lesbares dabei ist. Ein abfotografierter oder eingescannter Zettel zählt erst recht nicht.

Heißt umgekehrt: Wer heute saubere PDFs verschickt, erfüllt die kommende Versandpflicht damit noch nicht. Und wer eine echte E-Rechnung bekommt, muss sie auch öffnen, lesen und richtig ablegen können.

XRechnung oder ZUGFeRD — zwei Wege, dasselbe Ziel

In der Praxis begegnen Ihnen zwei Formate. XRechnung ist ein reiner Datensatz (XML): ideal für die Maschine, für Menschen kaum lesbar. Das verlangen vor allem öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD geht den bequemeren Weg — eine ganz normale PDF-Rechnung, in die der Datensatz unsichtbar eingebettet ist. Ihr Kunde sieht eine vertraute Rechnung, seine Buchhaltung liest die Daten dahinter automatisch.

Beide erfüllen die Pflicht. Für die meisten Handwerksbetriebe im Geschäft mit Firmenkunden ist ZUGFeRD der pragmatische Standard — um das XML müssen Sie sich nie kümmern, es entsteht im Hintergrund. Gut zu wissen: Weichen das sichtbare PDF und der eingebettete Datensatz voneinander ab, gilt rechtlich der Datensatz.

Was ab wann gilt

  • Seit 1.1.2025: Alle Betriebe müssen E-Rechnungen empfangen und revisionssicher aufbewahren können. Das gilt ab sofort, ohne Ausnahme für die Größe.
  • Ab 1.1.2027: Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr müssen im B2B-Geschäft selbst E-Rechnungen versenden.
  • Ab 1.1.2028: Die Versandpflicht gilt für alle übrigen Betriebe im Geschäft mit Unternehmen.
  • Ausgenommen bleiben: Rechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an Privatkunden — die dürfen weiter im gewohnten Format raus.

Was das für einen kleinen Betrieb heißt

Der erste Schritt ist nicht das Versenden, sondern das Empfangen — und das ist schon heute Pflicht. Wenn Ihnen ein Lieferant oder Geschäftskunde eine E-Rechnung schickt, muss sie bei Ihnen lesbar ankommen und acht Jahre unveränderbar abgelegt sein. Das Versenden kommt dann mit Vorlauf, je nach Umsatz 2027 oder 2028.

Empfangen ist Pflicht ab sofort. Versenden kommt mit Ansage — aber es kommt.

Der ehrliche Teil: Das ist kein Grund zur Hektik, aber einer, die Rechnungsstellung einmal sauber aufzusetzen, statt jedes Jahr ein Stück nachzurüsten.

Wie das ohne Aufwand läuft

Sinnvoll ist es, wenn die Rechnung gar nicht erst von Hand entsteht: Aus dem fertigen Auftrag wird die Rechnung im richtigen Format — eingehende E-Rechnungen landen automatisch lesbar und korrekt abgelegt. Sie kümmern sich um die Rechnung, das Format erledigt sich im Hintergrund. Was genau Ihr Betrieb dafür braucht, stellen Sie sich im Konfigurator in zwei Minuten zusammen.