Viele warten auf „das Gesetz”, bevor sie etwas ändern. Beim Thema Arbeitszeit ist das ein teurer Irrtum: Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 ist klar, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen müssen — Beginn, Ende und Dauer, für jeden Tag und jeden Mitarbeiter. Diese Pflicht gilt heute schon, unabhängig davon, ob die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes kommt. Einen Übergangszeitraum, in dem man das noch aussitzen dürfte, gibt es nicht.

Was das praktisch bedeutet — und warum Zettel und Excel dabei zum Problem werden.

Was das Urteil verlangt

Das Bundesarbeitsgericht knüpft an ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 an und fordert ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der Arbeitszeit. Festzuhalten sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit — einschließlich Überstunden, einschließlich Pausen, für jeden Beschäftigten einzeln.

Was viele falsch verstehen

Die Pflicht zur Erfassung gilt bereits. Was das geplante Gesetz noch regeln soll, ist nur die Form: Nach dem Entwurf soll die Arbeitszeit elektronisch und am selben Tag erfasst werden. Kleine Betriebe mit weniger als zehn Mitarbeitern sollen von der elektronischen Form ausgenommen werden — aber nicht von der Erfassung selbst. Heißt: Erfassen müssen Sie so oder so. Nur ob zwingend digital, ist noch offen.

Warum Zettel und Excel zum Problem werden

Hier wird es für Handwerksbetriebe konkret. Ein Papier-Stundenzettel geht verloren, wird unleserlich oder lässt sich nachträglich ändern. Eine Excel-Tabelle ist leicht zu manipulieren und gilt deshalb als nicht verlässlich. Genau „verlässlich” und „objektiv” verlangt das Gericht aber. Wer 2026 ohne ein belastbares System arbeitet, trägt ein echtes Risiko — Verstöße können mit Bußgeldern geahndet werden.

Eine Stunde, die nicht verlässlich erfasst ist, ist im Zweifel keine, die Sie abrechnen können.

Wie es auf der Baustelle praktisch geht

Das Ärgerliche wäre, dafür extra ins Büro zu müssen. Sinnvoll ist die Erfassung genau dort, wo die Arbeit passiert: direkt am Einsatz, pro Auftrag und pro Mitarbeiter. „Manipulationssicher” heißt dabei nichts Kompliziertes: Jede Buchung bekommt ihren Zeitstempel im Moment des Eintrags — nicht erst beim späteren Hochladen — und wird protokolliert, wer wann was erfasst hat. Dieser lückenlose Verlauf ist genau das, was eine Excel-Tabelle nicht bieten kann und was ein „verlässliches” System im Sinne des Gerichts ausmacht. Erfasst wird auf dem Handy, auch ohne Netz; sobald wieder Empfang da ist, gleicht sich alles ab. So erfüllt die Erfassung nicht nur die Pflicht, sondern erspart auch das Zettel-Puzzle am Monatsende — und die abgerechneten Stunden sind jederzeit nachvollziehbar. Was Ihr Betrieb dafür braucht, stellen Sie sich im Konfigurator in zwei Minuten zusammen.